بلاگ

حضور در نمایشگاههای تجاری، یکی از قدرتمندترین ابزارها برای شبکه سازی، جذب مشتریان بالقوه، معرفی محصوالت جدید و تقویت برند شماست. اما موفقیت در این رویداد مهم، اتفاقی نیست و نیازمند یک برنامهریزی دقیق و استراتژیک است. بسیاری از شرکتها به دلیل عدم آمادگی کافی، فرصتهای طالیی نمایشگاه را از دست میدهند. در نیکاشایستگان تیس، ما معتقدیم که برنامهریزی کلید موفقیت است. به همین دلیل، این چکلیست جامع را برای شما آماده کردهایم تا گام به گام، از سه ماه قبل تا روز افتتاحیه، برای یک حضور قدرتمند و پربازده آماده شوید.

فاز اول: ۳ ماه مانده به نمایشگاه – استراتژی و برنامهریزی کالن

در این مرحله، پایههای موفقیت شما در نمایشگاه گذاشته میشود. این فاز کامالً به تعیین اهداف و تخصیص منابع اختصاص دارد.

• تعیین اهداف :(Goals SMART)اولین و مهمترین قدم، تعیین اهداف مشخص، قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمانبندی شده (SMART)است. آیا هدف شما افزایش فروش، جذب تعداد مشخصی مشتری راغب(Lead)، معرفی یک محصول جدید یا افزایش آگاهی از برند است؟ اهداف خود را به صورت مکتوب مشخص کنید.

• تعریف بودجه کامل :تمام هزینههای احتمالی را لیست کنید: هزینه اجاره غرفه، طراحی و ساخت غرفه )غرفهسازی(، حمل و نقل، هزینههای اقامت و سفر تیم، چاپ مواد تبلیغاتی، بازاریابی پیش از نمایشگاه و هزینههای پیشبینی نشده.

• رزرو غرفه و انتخاب مکان :پس از بررسی نقشه نمایشگاه، بهترین مکان را متناسب با بودجه و اهداف خود انتخاب کنید. غرفههایی که در مسیرهای پرتردد قرار دارند، شانس بیشتری برای دیده شدن دارند.

• تشکیل تیم نمایشگاه :افراد کلیدی برای حضور در غرفه و مسئولیت های پیش از نمایشگاه را مشخص کنید. چه کسی مسئول هماهنگیهاست؟ چه کسانی بهترین مذاکرهکنندگان شما هستند؟

• ایده پردازی اولیه برای طراحی غرفه :با توجه به هویت بصری برند و پیامی که میخواهید منتقل کنید، ایدههای اولیه برای طراحی غرفه را بررسی کنید. آیا به یک غرفه باز و دعوتکننده نیاز دارید یا یک فضای خصوصی برای جلسات؟

فاز دوم: ۲ ماه مانده به نمایشگاه – طراحی، تولید و بازاریابی اولیه

اکنون زمان آن است که ایدهها را به واقعیت تبدیل کنید. در این مرحله، تمرکز بر روی تولید محتوا، طراحی نهایی و شروع کمپین های بازاریابی است.

• نهایی کردن طرح غرفه :با شرکت غرفهساز خود طرح نهایی را قطعی کرده و قرارداد ساخت را منعقد کنید. مطمئن شوید که تمام جزئیات از جمله نورپردازی، محل قرارگیری نمایشگرها و انبار در طرح لحاظ شده است.

• طراحی و سفارش مواد چاپی و تبلیغاتی :کاتالوگ، بروشور، کارت ویزیت، هدایای تبلیغاتی و لباس فرم تیم را طراحی و برای چاپ سفارش دهید. به یاد داشته باشید که زمان تولید و چاپ ممکن است طوالنی باشد.

• برنامهریزی کمپین بازاریابی پیش از نمایشگاه :یک کمپین ایمیلی برای مشتریان فعلی و بالقوه خود طراحی کنید و آنها را از حضور خود در نمایشگاه مطلع سازید. در شبکههای اجتماعی فعالیت خود را افزایش داده و از هشتگهای مرتبط با نمایشگاه استفاده کنید.

• رزرو هتل و بلیط سفر :اگر نمایشگاه در شهر دیگری برگزار میشود، هرچه سریع تر برای رزرو محل اقامت و وسیله سفر تیم خود اقدام کنید تا با افزایش قیمتها مواجه نشوید.

• آمادهسازی فنی :لیست تمام تجهیزات فنی مورد نیاز )لپتاپ، نمایشگر، سیستم صوتی، دستگاه کارتخوان( را تهیه و از سالمت آنها اطمینان حاصل کنید.

فاز سوم: ۱ ماه مانده به نمایشگاه – تمرکز بر جزئیات و آمادهسازی تیم

یک ماه پایانی، زمان اوج هماهنگیها و آمادهسازی نهایی تیم برای یک اجرای بینقص است.

• آموزش کامل تیم حاضر در غرفه :جلسات آموزشی فشرده برگزار کنید. تیم شما باید بر معرفی محصوالت، پاسخ به سؤاالت متداول، نحوه کار با نرمافزار ثبت اطالعات مشتریان و فنون مذاکره تسلط کامل داشته باشد.

• ارسال دعوتنامههای ویژه :برای مشتریان کلیدی و شرکای تجاری مهم، دعوتنامههای شخصیسازی شده ارسال کرده و برای برگزاری جلسه در نمایشگاه با آنها هماهنگ شوید.

• تأیید نهایی با پیمانکاران :با شرکت غرفهساز، شرکت حمل و نقل و سایر تأمینکنندگان تماس گرفته و از روند کارها و زمانبندی تحویل اطمینان حاصل کنید.

• آمادهسازی محتوای دیجیتال :محتوایی که قرار است روی نمایشگرها پخش شود (ویدئوهای معرفی شرکت، تیزرهای تبلیغاتی، اسالیدشو ) را نهایی کنید.

• برنامهریزی برای جذب مخاطب :آیا مسابقه یا قرعهکشی برگزار میکنید؟ آیا دموی زنده از محصول خواهید داشت؟ برنامههای جذاب برای درگیر کردن بازدیدکنندگان طراحی کنید

فاز چهارم: ۱ هفته تا روز افتتاحیه – آخرین بررسیها و حرکت

هفته پایانی، زمان مدیریت استرس و اطمینان از آماده بودن همهچیز است.

• بستهبندی و ارسال تجهیزات :تمام وسایل، از مواد تبلیغاتی گرفته تا تجهیزات فنی را با دقت بسته بندی و لیستبرداری کنید. هماهنگیهای الزم برای ارسال امن آنها به محل نمایشگاه را انجام دهید .

• تهیه "جعبه نجات نمایشگاهی :"یک جعبه شامل وسایل ضروری مانند چسب، قیچی، شارژر، پاوربانک، قرصهای مسکن، چسب زخم، خودکار و کاغذ اضافی آماده کنید.

• جلسه هماهنگی نهایی با تیم :آخرین جلسه را با تیم خود برگزار کرده و برنامه کاری روزانه، شیفتها و اهداف هر فرد را مرور کنید. به تیم خود انگیزه بدهید.

• تأیید زمان تحویل غرفه :با مسئولین نمایشگاه و غرفهساز هماهنگ کنید تا از زمان دقیق تحویل غرفه برای چیدمان مطلع شوید.

روز قبل و روز افتتاحیه: اجرا و درخشش

• چیدمان و تست نهایی غرفه :در روز قبل از افتتاحیه، با تیم خود در محل حاضر شده، غرفه را با دقت بچینید و تمام سیستم های صوتی و تصویری را تست کنید.

• استراحت کافی :شب قبل از افتتاحیه، تیم شما باید استراحت کافی داشته باشد تا روز اول را با انرژی کامل شروع کند.

• حضور قدرتمند :در روز افتتاحیه، با لبخند، انرژی مثبت و ظاهری آراسته در غرفه حاضر شوید. فعاالنه با بازدیدکنندگان ارتباط برقرار کرده و با اعتماد به نفس، داستان برند خود را روایت کنید.

• پیش بینی مهمان های غرفه: برای میزبانی از افراد

سخن پایانی :حضور موفق در نمایشگاه نتیجه یک فرآیند دقیق و برنامهریزی شده است. با دنبال کردن این چک لیست، شما نه تنها استرس خود را مدیریت میکنید، بلکه شانس خود را برای دستیابی به نتایج فوق العاده به حداکثر میرسانید .

آیا برای درخشش در نمایشگاه بعدی خود به مشاوره تخصصی در زمینه برندینگ، بازاریابی و طراحی استراتژیک نیاز دارید؟ کارشناسان ما در نیکاشایستگان تیس آمادهاند تا شما را در این مسیر همراهی کنند. با ما تماس بگیرید.